مقدمه و ضرورت
عصری که در آن به سر می‌بریم، عصر دانایی است (سال‌های 2000 تا 2010 به عنوان دهه مديريت دانش معرفي شده است). جوامع علمی و جوامع تجاری، هر دو بر این باورند که این قدرت دانش است که می‌تواند متضمن برتری‌های دراز مدت یک سازمان و رشد روزافزون آن باشد. امروزه سرعت دستیابی و به‌کارگیری دانش است که می‌تواند شکست یا پیروزی یک سازمان را معین نماید. امروزه یادگیری دیگر یک فرآیند موردی و اتفاقی نیست، بلکه بایستی به عنوان یک امر تخصصی و پیوسته دنبال گردد. گفته می‌شود که دانش و اطلاعات موجود در دنیا، هر دو سال و نيم دو برابر می‌گردد. بعلاوه انفجاری که در دانش و تکنولوژی رخ می‌دهد، باعث پیچیده‌تر شدن دانش‌ها گردیده و همچنین بازه عمر دانش‌ها به شدت کاهش‌یافته است. همچنین در اثر عواملی نظیر خصوصی‌سازی و غیره جابجایی افراد در سازمان‌ها بیشتر گردیده است و اکثر سازمان‌ها با بازنشستگی نیروهای باتجربه خود مواجه گردیده‌اند.
مديريت دانش نیز رويکرد نظام‌مند خلق، دريافت، سازمان‌دهی، دستيابي و استفاده از دانش و آموخته‌ها در سازمانهاست و به بهبود تصمیم‌گیری، انعطاف‌پذیری بيشتر، افزايش سود، کاهش بار کاري، افزايش بهره‌وری، ايجاد فرصت‌های جديد کسب‌وکار، کاهش هزينه، سهم بازار بيشتر و بهبود انگيزه کارکنان کمک ميکند. مدیریت مؤثر دانش سازمان‌ها را از زیان‌های ناشی از خاتمه ارتباط مدیران و کارکنان با شرکت حفظ نموده و گسترش مفاهیم کلیدی را در سطح زیر واحدهای سازمان تسهیل می‌نماید. در شرایط کنونی بسیاری از سازمان‌های فعال در عرصه داخلی جهت استفاده از مزیت‌های رقابتی حاصل از فرآیندهای دانشی، به کشف، خلق، انتشار و استفاده از دانش همت گمارده‌اند. مدیریت دانش، کاملاً یک مفهوم و روش جدید مدیریت را معرفی می‌کند. این مفهوم بر تبدیل موهبت‌های عقلانی کارکنان و سازمان‌دهی نیروهای سودمند درونی اعضاء کارکنان – نیروی رقابت و ارزش جدید- عمل می‌کند. مدیریت دانش بر پیوند اطلاعات با اطلاعات، اطلاعات با فعالیت‌ها و اطلاعات با فرد- برای تحقق اشتراک دانش ( از قبیل دانش ضمنی و دانش صریح) توجه دارد.
مديريت دانش به عنوان ابزار مورد استفاده مديران براي افزايش كارايي شناخته شده است و كارايي و نوآوري، عموماً به عنوان اصول پذيرفته شده مديريت دانش در حال توسعه است. اين امر به اين دليل است كه معمولاً سازمان‌ها، شیوه‌هایی از مديريت دانش را به كار می‌برند كه به خوبي ايجاد شده باشند.
متأسفانه با وجود خبرگان توانمند در صنایع و سازمان‌های ایرانی، بی‌توجهی و بی‌بهره بودن از ساز و کارهای مدیریت دانش، علی‌رغم وجود تمامی پتانسیل‌ها، باعث ایجاد مشکلات متعدد در سازمان‌های ایرانی گردیده است. بر این اساس اندیشکده توسعه منطقه‌ای در راستای مأموریت خود جهت پیشرفت کشور از طریق حل مسائل عینی جامعه اقدام به ایجاد و توسعه سیستم جامع مدیریت دانش نموده است و به سازمان‌های ایرانی در راستای پیاده‌سازی این نظام نوین مشاوره می‌دهد.
مشخصات کلی سیستم نرم‌افزاری
اگرچه در پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش امر مهم ایجاد فرهنگ اشتراک دانش (بر اساس حدیث زکات علم نشر آن است) است، اما به‌ویژه در سازمان‌ها و نهادهای بزرگ تسهیل اشتراک و دسترسی به دانش نیازمند ایجاد یک بستر نرم‌افزاری است که در این زمینه نرم‌افزار مدیریت دانش اندیشکده جهت پیاده‌سازی این امر به کار می‌رود.
مشخصات سیستم مذکور به شرح زیر می‌باشد:
جدول 1- مشخصات فنی نرم‌افزار مدیریت دانش
ردیف موضوع شرح
1
سيستم عامل ويندوز
2
بانک اطلاعاتی سیستم SQL Server
3
بستر نصب سیستم اینترنت و اینترانت، موبایل و تبلت
4 ساختار نرم‌افزار Webapplication
5 زبان برنامه‌نویسی RAD Studio xe2
6 ابزار وب‌نویسی Intraweb IV
7 بانک اطلاعاتی SQL server
قابلیت‌های نرم‌افزار:
قابلیت نصب روي انواع شبکه
امکان پشتیبانی کامل
امکان هرگونه تغییر و توسعه در آینده با توجه به معماري سیستم
قابلیت استفاده آسان براي کاربران
ضریب امنیت بالا
مبتنی بر بانک اطلاعاتی متمرکز بدون افزونگی داده
امکان ایجاد انواع تغییرات توسط مدیر سیستم
ایجاد انواع سطوح دسترسی
برخورداری از نسخه تحت موبایل و تبلت (بر اساس دو سیستم‌عامل Android و IOS)
استفاده از منوهای مترو در نسخه تحت موبایل و تبلت
امکان ثبت دانش از طریق تلفن همراه و پیامک
امکان یکپارچه‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش و نظام پیشنهادها
پشتیبانی از اطلاع‌رسانی پیامکی به مدیران و کاربران سیستم.
امکان اطلاع‌رسانی ایمیلی به کاربران و مدیران سیستم
نکته قابل‌توجه در مورد این سیستم طراحی ماژول‌ها و صفحات سیستم متناسب با نیاز سازمان و با توجه به ارزیابی‌های صورت پذیرفته در فاز شناخت است.
امکانات و ماژول‌های نرم‌افزار
ماژول ثبت دانش: شامل زیرسیستم ورود تجربه، ورود مهارت، ورود دانش تطبیقی، زیرسیستم ارزیابی دانش، زیرسیستم جستجوي دانش، امکان جستجوی پیشرفته ، امکان ثبت دانش چندرسانه‌ای، امکان قرار دادن کام نت توسط کاربران بر روی دانش‌ها، امکان ثبت دانش مشارکتی، امکان طراحی فرم‌های ثبت دانش مطابق با نیاز سازمان
ماژول مدیریت درخواست‌ها: شامل زیرسیستم‌های ورود سؤالات، پاسخ به سؤالات، ارزیابی پاسخ‌های ارائه شده، تعریف فراخوان‌های دانشی، امکان پاسخگویی به فراخوان‌ها ، امکان ارزیابی دانش توسط کاربران
ماژول مدیریت دانش شخصی: فراهم‌سازی ایجاد مدیریت و طراحی شخصی برای استفاده‌کنندگان سیستم، تهیه کارتابل شخصی کاربران، کارتابل شخصی دبیران کمیته‌ها، کارتابل شخصی داوران و ارزیابان سیستم
ماژول درخت دانش: مدیریت بخش‌های مختلف و زیرمجموعه‌های دانشی سازمان، امکان تعریف کمیته‌های دانش، امکان نگاشت کمیته‌های دانش بر درخت دانش سازمان
ماژول مدیریت مستندسازي: شامل زیرسیستم طبقه‌بندی مستندات سازمان به میزان نامحدود، زیرسیستم ورود مستندات جدید در دسته‌های گوناگون، زیرسیستم تعریف سطوح دسترسی مستندات، زیرسیستم جستجوي مستندات
ماژول اتاق‌های فکر دانشی: بسترسازی برای ایجاد دانش جمعی، اتاق‌های فکر دانشی
ماژول درخواست دانشی: امکان اعلام نیازهای دانشی کاربران و بسترسازی برای تولید دانش مبتنی بر نیاز، نمایش دانش‌های تولید شده مبتنی بر هر درخواست
ماژول گزارش دهی: با قابلیت درخواست و ارائه انواع گزارش، ارائه نمودار از گزارش‌های سازمانی بر اساس متغیرهای مورد نیاز.
ماژول پاداش دهی: محاسبه و تحلیل سیستم پاداش سطوح مختلف افراد بر اساس کارآیی در سیستم مدیریت دانش (واردکنندگان دانش، پاسخ‌دهندگان به سؤال، ارزیابان دانش، استفاده‌کنندگان و …) و رتبه‌بندی افراد بر این اساس، تعیین شاخص‌های ارزیابی دانش‌ها، تعیین میزان پاداش هر امتیاز، تعیین ضریب اهمیت هر شاخص، تعیین میزان پاداش هر امتیاز، تعیین میزان پاداش داوران، امکان ثبت صورت‌جلسات، جستجو در صورت‌جلسات
ماژول کاربران: امکان ثبت‌نام، تعریف دسترسی سطوح مختلف ، تغییر سطح کاربران توسط مدیران سیستم.
سایر امکانات : امتیازدهی به کاربران بر اساس فعالیت‌های مختلف، ارائه نقشه دانشی، شناسایی خبرگان دانشی در شاخه‌های مختلف، امتیازدهی دانش‌ها توسط کاربران
ماژول جستجو : فراهم آوردن امکان جستجوی ساده و پیشرفته در بخش‌های مختلف بانک اطلاعاتی سیستم متناسب با نیاز کاربران
